A gestão das IES exige cada vez mais profissionalismo. Neste contexto, buscando a otimização de recursos e a qualidade do serviço, a estratégia do Centro de Serviços Compartilhados – CSC, é uma opção que merece ser analisada.
O CSC no segmento educacional permite agregar valor à IES por meio da concentração e racionalização de processos que não precisam estar duplicados. É uma estratégia colaborativa orientada para as necessidades do cliente interno e externo. Tem o foco na diminuição de redundância de processos ou atividades, unificando áreas e seus respectivos processos replicados em várias unidades.
O CSC não é uma solução pronta, pelo contrário, exige um diagnóstico detalhado sobre as especificidades, objetivos estratégicos e expectativas da IES. Entretanto, pela experiência e boas práticas de gestão que o segmento educacional vem desenvolvendo nos últimos anos, vamos nos arriscar a um exemplo prático.
De maneira resumida pode-se exemplificar a implementação do CSC em uma IES da seguinte maneira: vamos supor que a IES tenha as áreas de Compras, Ouvidoria, Marketing, TI, Secretaria, Financeiro e DP/RH, estruturadas em várias das suas unidades. O primeiro passo é analisar a possibilidade de centralizar e padronizar processos para que estes serviços atendam a toda instituição. Este diagnóstico da estrutura organizacional e de processos, apresenta eventuais duplicações e redundâncias de atividades.
Uma proposta de reestruturação é desenvolvida para que a IES analise o escopo, os benefícios e cronograma das atividades.
A mudança organizacional exige readequação de estrutura, políticas, papéis, procedimentos, processos e fluxos. A tecnologia da informação e comunicação tem possibilitado a automação e otimização dos processos e é um dos fatores decisivos para o sucesso deste tipo de mudança.
Vale ressaltar que a essência dos conceitos do CSC pode ser utilizada também para a IES que tem apenas uma unidade, por exemplo, na implementação de uma Central de Relacionamento, que possibilite a resolução ágil de demandas dos alunos a partir do compartilhamento do conhecimento de várias áreas como por exemplo: secretaria, financeiro e jurídico.
Alguns dos benefícios do CSC, apontados pelas IES, são:
O CSC não é um modismo, representa melhoria e inovação de processos, um componente que qualquer instituição que vislumbra crescimento, sustentabilidade e qualidade tem no seu DNA.
Márcio Schünemann Consultor da Hoper Educação
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